Es parte de la naturaleza humana subestimar la cantidad de tiempo y esfuerzo que se necesita para completar una tarea, desde algo tan simple como pasear al perro hasta algo tan complejo como completar un proyecto. En general, la gente quiere tener la esperanza de un resultado positivo, y esta es una gran cualidad para tener como persona. Pero como gerente de proyecto, este tipo de optimismo también puede ser una deficiencia, especialmente durante la fase de planificación de un proyecto. Examinemos una teoría conocida como la falacia de la planificación para comprender mejor cómo prepararse para el éxito en la fase de planificación.
La falacia de la planificación y el sesgo del optimismo
La idea de la falacia de la planificación se introdujo por primera vez en un artículo de 1977 escrito por Daniel Kahneman y Amos Tversky, dos figuras fundamentales en el campo de la economía del comportamiento. La falacia de planificación describe nuestra tendencia a subestimar la cantidad de tiempo que llevará completar una tarea, así como los costos y riesgos asociados con esa tarea, debido al sesgo de optimismo. El sesgo de optimismo es cuando una persona cree que es menos probable que experimente un evento negativo. Por ejemplo, cuando planea pasear a su perro entre reuniones, puede pensar que puede hacerlo más rápido de lo que realmente puede. El sesgo de optimismo es lo que le dice que podrá pasear a su perro sin llegar tarde a su próxima reunión. Si no considera las cosas que podrían afectar el tiempo que le tomará pasear a su perro, el clima, la posibilidad de que se encuentre con otro perro y quiera jugar, o el hecho de que con frecuencia se distraiga mientras husmea, podría llegar tarde a su próxima reunión o puede que la pierda por completo.
La falacia de la planificación le puede pasar a cualquiera, independientemente de si tiene o no experiencia en la realización de tareas similares. Ya sea que sea la primera vez que pasea a su perro o la centésima, aún debe considerar los diferentes factores que pueden afectar el tiempo que le llevará completar la caminata. Este mismo principio se aplica en la gestión de proyectos. Puede que sea nuevo en este tipo de proyecto o puede que haya gestionado toneladas de proyectos similares antes; de cualquier manera, debe tener cuidado de no subestimar el tiempo que llevará completar cada tarea en este proyecto en particular. Como gerente de proyecto, debe tratar de equilibrar la conciencia de la falacia de la planificación con mantener una actitud optimista sobre el proyecto, incluso cuando las cosas cambian. Sea optimista y realista: presione para obtener los mejores resultados mientras planifica el tiempo adecuado para realizar cada tarea.
Evitar la "falacia de la planificación": un caso práctico
Piense en la falacia de la planificación en relación con usted mismo como director de proyecto. Si ha planificado esfuerzos masivos en su plan de proyecto con un sesgo de optimismo, esta falacia de planificación podría tener un impacto importante en la ejecución de su proyecto. Puede preparar a su equipo para el fracaso si no les da el tiempo suficiente para completar sus tareas, lo que hace que el trabajo deba rehacerse o pierda oportunidades para ejecutar el proyecto de manera más eficiente.
Examinemos cómo sucede esto. José es un director de proyectos responsable de un proyecto de construcción de viviendas. Veamos su estructura de desglose del trabajo (conocido también como WBS):
Al trabajar en su plan, José sabe que deben suceder ciertas cosas para que la casa se complete. Él tiene que pedir materiales, los materiales deben ser entregados, el contratista tiene que construir la casa y debe haber tiempo para completar los toques finales y los ajustes. Las estimaciones de tiempo para esas tareas importantes pueden desglosarse así:
Tarea/Tiempo estimado
Fundaciones/2 semanas
Construction/4 semanas
Detalles/4 semanas
Después de crear una WBS y una tabla de estimación de tiempo, José estima que el proyecto de construcción tomará un total de diez semanas. Esto suena perfecto porque cumple con sus requisitos de entrega. Si José no es consciente de la falacia de la planificación, podría pensar por ejemplo que su plan es sólido y que su equipo está en camino de construir la casa dentro del cronograma objetivo, ¡lo cual no sería así!
Afortunadamente, José es consciente de la falacia de la planificación. Examina las estimaciones de tiempo con más atención. Considera riesgos como retrasos climáticos o miembros de la tripulación diciendo que están enfermos, lo que podría retrasar la fecha de finalización del proyecto. Se reúne con los miembros de su equipo y otras partes interesadas para ayudarlo a descubrir otros posibles riesgos qué podrían afectar el cronograma del proyecto. Después de recopilar información cuidadosamente, ajusta las estimaciones de tiempo, agregando tiempo extra a algunas de las tareas del proyecto para tener en cuenta los riesgos potenciales.
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