¿Cómo escribir un correo electrónico de escalada de manera eficaz?

Hay muchas formas de escalar un riesgo y es importante establecer estándares de escalada con las partes interesadas antes de comenzar a trabajar en un proyecto. En este breve artículo, nos centraremos en el correo electrónico de escalada y repasaremos las mejores prácticas para escribir uno.

Mejores prácticas para el envío de correos electrónicos

Todos los proyectos, incluso los gestionados por directores de proyectos con experiencia, ocasionalmente tienen problemas. Nuestra función como encargados de un proyecto o como colaboradores es ayudar a resolver problemas y eliminar las barreras que impidan que nuestro equipo avance hacia sus objetivos. Si bien muchos problemas pueden ser lo suficientemente pequeños como para resolverse dentro del equipo central, es posible que otros problemas, como un cambio importante en el presupuesto o cronograma, deban presentarse a las partes interesadas para una decisión final. Detallar estos problemas, su impacto potencial y el apoyo que se necesita en un correo electrónico claro y directo a la audiencia puede ser una herramienta de comunicación eficaz.

Correos electrónicos de derivación efectivos:

• Mantén un tono amigable • Indique su conexión con el proyecto • Explica el problema • Explica las consecuencias • Hacer una solicitud

Analicemos estas cinco claves para escribir un correo electrónico de escalada sólido.

Mantén un tono amigable

Al redactar un correo electrónico de escalada, puedes sentirte tentado a ir directo al grano, especialmente cuando se trata de un problema estresante y urgente. Pero ten en cuenta que es importante abordar los problemas con gracia. Considera abrir tu correo electrónico con una simple muestra de buena voluntad, como "Espero que lo esté haciendo bien". Al describir el problema, apunta a un tono irreprochable. Sobre todo, mantén el correo electrónico amigable y profesional. Después de todo, estás pidiendo ayuda al destinatario. Asegúrate de cerrar tu correo electrónico agradeciendo al destinatario por su tiempo.

Indica tu conexión con el proyecto

Preséntate al principio del correo electrónico si estás menos familiarizado con las partes interesadas del proyecto. Asegúrate de indicar claramente tu nombre, función y relación con el proyecto. Esto ayuda al lector a comprender por qué se está comunicando. Mantén tu introducción breve y al grano; una sola oración debería ser suficiente. Si conoces a la persona que recibe el correo electrónico de derivación, simplemente puedes reforzar tu responsabilidad en el proyecto antes de abordar directamente el problema.

Explica el problema

Una vez que saludes a tu destinatario y te presentes brevemente, explícale el problema en cuestión. Indica claramente el problema que necesitas resolver. Proporciona suficiente contexto para que el lector comprenda el problema, pero trata de mantener tu mensaje lo más conciso posible. Evita los párrafos largos y densos que puedan oscurecer tu mensaje y tentar al lector a hojear.

Explica las consecuencias

Después de explicar el problema, describe claramente las consecuencias. Describe específicamente cómo este problema está impactando negativamente el proyecto o cómo tiene el potencial de impactar negativamente el proyecto más adelante en el cronograma del proyecto. Nuevamente, mantén tu explicación concisa y tu tono amigable.

Proponer un curso de acción y realizar una solicitud

Esta es la pieza central de un correo electrónico de escalada fuerte. En esta sección, propones una solución (o soluciones) y declaras lo que necesitas del destinatario. Una solución reflexiva acompañada de una solicitud clara le permite al destinatario saber cómo puede ayudarte y lo mueve hacia una resolución.

¡Ahora estás listo para comunicarte de manera correcta y encontrar la solución!